1. Obligaciones societarias recurrentes de las sociedades
Además de sus obligaciones tributarias, principales y accesorias, las empresas tienen diversos deberes jurídicos, entre los cuales se encuentran las obligaciones societarias. Las sociedades limitadas son menos onerosas que las sociedades anónimas en este aspecto, pero ambas exigen atención en cuanto a la regularidad documental.
Entre los puntos relevantes sobre las sociedades limitadas, se destacan:
• La asamblea o reunión de socios debe realizarse al menos una vez al año, dentro de los cuatro primeros meses siguientes al cierre del ejercicio social, con los objetivos de: (i) aprobar las cuentas de los administradores, deliberar sobre el balance patrimonial y el estado de resultados; y (ii) designar nuevos administradores, si corresponde;
• No existe la obligación para las sociedades limitadas de publicar sus estados financieros en periódicos. Si la sociedad limitada es considerada legalmente como una sociedad de gran porte (es decir, si ella o el conjunto de sociedades bajo control común tuvo, en el ejercicio anterior, un activo total superior a R$ 240.000.000,00 o ingresos brutos anuales superiores a R$ 300.000.000,00), sus estados financieros deberán ser elaborados conforme a las normas aplicables a las sociedades anónimas (art. 3º de la Ley Federal Nº 11.638/2007), pero, incluso en este caso, no existe el deber de publicación de los estados financieros para las sociedades limitadas;
• Formalmente, las sociedades limitadas deben tener un libro de actas de asambleas o reuniones de socios (art. 1.075, §1 del Código Civil); este libro, por lo tanto, debe actualizarse al menos una vez al año. No obstante, en la práctica, este libro puede resultar innecesario, ya que las actas firmadas por los socios suelen ser aceptadas para todos los fines pertinentes. Sin embargo, no sería correcto afirmar que las sociedades limitadas nunca necesitan libros societarios.
En cuanto a las sociedades anónimas, las obligaciones son más estrictas e incluyen:
• Anualmente, dentro de los cuatro primeros meses siguientes al cierre del ejercicio social, debe realizarse una asamblea general ordinaria para: (i) aprobar las cuentas de los administradores, examinar, discutir y votar los estados financieros; (ii) deliberar sobre la distribución del beneficio neto del ejercicio y sobre la distribución de dividendos; y (iii) elegir a los administradores y miembros del consejo fiscal, cuando corresponda;
• Los estados financieros de las sociedades anónimas deben ser publicados antes de la fecha marcada para la realización de la asamblea general ordinaria;
• Los libros societarios de las sociedades anónimas deben mantenerse actualizados. Son libros obligatorios, por ejemplo, el libro de acciones nominativas y el libro de actas de asambleas;
• A diferencia de las sociedades limitadas, los administradores de las sociedades anónimas no pueden permanecer en sus cargos por tiempo indefinido. Pueden permanecer como máximo tres años, permitiéndose reelecciones ilimitadas. Por lo tanto, es común que los administradores de sociedades deban ser elegidos o reelegidos con frecuencia;
• Las compañías abiertas deben enviar determinada información específica a la CVM, en conformidad con la regulación del mercado de valores (en relación con el formulario de registro y el formulario de referencia, por ejemplo).
El incumplimiento de estas obligaciones puede generar desde sanciones administrativas hasta la responsabilidad personal de los socios o administradores. Por eso, se recomienda un acompañamiento jurídico continuo para asegurar el cumplimiento de los deberes legales y garantizar una buena gobernanza corporativa.
2. ¿Qué es el examen de las cuentas de los administradores?
El examen de las cuentas de los administradores es un deber societario legal previsto tanto para las sociedades anónimas como para las sociedades limitadas. Esta formalidad consiste en una deliberación de los socios sobre las cuentas de la administración.
El plazo legal para la realización de la asamblea o reunión de socios que trata las cuentas es de hasta cuatro meses después del cierre del ejercicio social. A pesar de este plazo legal, el examen aún puede realizarse posteriormente. Se recomienda hacerlo para asegurar la regularidad de la sociedad y mitigar riesgos jurídicos, entre los cuales se destacan:
a) Responsabilidad personal del administrador
La no aprobación de las cuentas puede hacer que los administradores sean personalmente responsables por los actos practicados en el ejercicio anterior.
b) Perjuicios en operaciones bancarias, contractuales y con inversionistas
Muchas instituciones financieras, fondos de inversión y socios comerciales exigen, como condición para conceder crédito o contratar, que la empresa esté al día con sus obligaciones societarias. Así, la falta de examen de cuentas puede:
• Dificultar o impedir la renegociación de deudas o el acceso al crédito bancario;
• Generar restricciones en auditorías internas o en procesos de due diligence;
• Ser motivo de descalificación en procesos de licitación; y
• Reducir la credibilidad y transparencia frente al mercado y los inversionistas.
3. ¿Qué hacer?
Si su empresa aún no ha examinado las cuentas de los administradores después del cierre del ejercicio social, es importante buscar orientación jurídica para regularizar la situación societaria.
Póngase en contacto con nuestro despacho y agende una consulta. Estamos a su disposición para ayudar a regularizar su sociedad.
Franco Advogados
