- Obrigações societárias recorrentes das sociedades
Para além de suas obrigações tributárias, principais e acessórias, as empresas possuem diferentes deveres jurídicos, entre os quais se encontram as obrigações societárias. As sociedades limitadas são menos onerosas que as sociedades anônimas neste aspecto, mas ambas exigem atenção quanto à regularidade documental.
Entre os pontos relevantes sobre as sociedades limitadas, destacam-se:
• A assembleia ou a reunião de sócios deve ocorrer ao menos uma vez por ano, nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício da sociedade limitada, com os objetivos de (i) tomar as contas dos administradores, deliberar sobre o balanço patrimonial e sobre o balanço de resultado econômico; e (ii) designar novos administradores, se for o caso;
• Não existe o dever para as sociedades limitadas de publicar as suas demonstrações financeiras em jornais. Se a sociedade limitada for considerada, legalmente, como uma sociedade de grande porte (isto é, se ela ou conjunto de sociedades sob controle comum tiver, no exercício anterior, ativo total superior a R$240.000.000,00 ou receita bruta anual superior a R$300.000.000,00), as suas demonstrações financeiras deverão ser escrituradas de acordo com normas das sociedades anônimas (art. 3º da Lei Federal nº 11.638/2007), mas, mesmo para este caso, não existe o dever de publicação das demonstrações financeiras para as sociedades limitadas; e
• Formalmente, as sociedades limitadas devem possuir livro de atas de assembleia ou de reunião de sócios (art. 1.075, 1, do Código Civil); este livro, pois, deverá ser atualizado, no mínimo, anualmente. Entretanto, para fins práticos, este livro pode terminar por ser inútil, porque as atas assinadas pelos sócios costumam ser aceitas para todas as finalidades pertinentes. Entretanto, não seria correto dizer que as sociedades limitadas jamais precisariam de livros societários.
Para as sociedades anônimas, as obrigações são mais onerosas e incluem:
• Anualmente, nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício da sociedade anônima, deverá ocorrer uma assembleia geral ordinária para: (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar sobre as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e sobre a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso;
• As demonstrações financeiras das sociedades anônimas devem ser publicadas antes da data marcada para a realização da assembleia geral ordinária;
• Os livros societários das sociedades anônimas devem ser mantidos atualizados. São livros obrigatórios, por exemplo, o livro de ações nominativas e o livro de atas de assembleias;
• Diferentemente das sociedades limitadas, os administradores das sociedades anônimas não podem permanecer em seus cargos por prazo indeterminado. Eles podem ficar, no máximo, até três anos em seus cargos, permitidas reeleições indefinidamente. Portanto, é comum que os administradores de companhias devam ser eleitos ou reeleitos frequentemente; e
• As companhias abertas devem enviar determinadas informações específicas para a CVM em conformidade com a regulação do mercado de valores mobiliários (em relação ao formulário cadastral e ao formulário de referência, por exemplo). A não observância destas obrigações pode acarretar desde sanções administrativas até a responsabilização pessoal de sócios ou de administradores. Por isso, é recomendável o acompanhamento jurídico contínuo para garantir o cumprimento dos deveres legais e assegurar boa governança corporativa.
2. O que é o exame das contas dos administradores?
O exame das contas dos administradores é um dever societário legal previsto tanto para as sociedades anônimas quanto para as sociedades limitadas. Esta formalidade é uma espécie de deliberação, pelos sócios, sobre as contas da administração.
O prazo legal para a realização da assembleia ou da reunião de sócios que trata da das contas é de até quatro meses após o encerramento do exercício social. Apesar deste prazo legal, o exame ainda pode ser realizado posteriormente. Recomenda-se que isso seja feito para se assegurar a regularidade da sociedade e mitigar riscos jurídicos, entre os quais se destacam:
a) Responsabilidade pessoal do administrador
A não aprovação das contas pode deixar os administradores pessoalmente responsáveis por atos praticados no exercício anterior.
b) Prejuízos em operações bancárias, contratuais e com investidores
Muitas instituições financeiras, fundos de investimento e parceiros comerciais exigem, como condição para concessão de crédito ou para a contratação, que a empresa esteja regular com as suas obrigações societárias. Assim, a falta de exame das contas pode:
• Dificultar ou impedir renegociação de dívidas ou acesso a crédito bancário;
• Gerar restrições em auditorias internas ou em due diligences;
• Ser fator de reprovação em processos de licitação; e
• Reduzir a credibilidade e a transparência perante o mercado e os investidores.
3. Como proceder?
Caso a sua empresa ainda não tenha examinado as contas dos administradores após o fim do exercício social, é importante buscar orientação jurídica para a regularização societária.
Fale com nosso escritório e agende uma consulta. Estamos à disposição para ajudar a regularizar a sua sociedade.
Franco Advogados
